¿Qué hacer si tu empresa no paga dietas o gastos?

¿Qué hacer si tu empresa no paga dietas o gastos?

Las dietas y gastos de desplazamiento forman parte de una cuestión muy habitual en las relaciones laborales, especialmente en aquellos trabajos en los que el empleado debe desplazarse fuera de su centro habitual de trabajo, asumir gastos de manutención, transporte o alojamiento por necesidades de la empresa.

Desde el punto de vista laboral español, cuando un trabajador realiza un gasto por orden o interés empresarial, la empresa no puede trasladar ese coste al empleado de manera injustificada. La obligación empresarial nace del propio principio de ajenidad en los medios y en los costes del trabajo, de forma que el trabajador no debe soportar económicamente gastos derivados de la actividad empresarial.

¿Qué se entiende por dietas y gastos laborales?

Las dietas son cantidades destinadas a compensar gastos de manutención, alojamiento o desplazamiento cuando el trabajador presta servicios fuera de su lugar habitual.

Normalmente pueden incluir:

• Gastos de comida.
• Kilometraje.
• Billetes de transporte.
• Parking.
• Hotel.
• Peajes.

Es importante distinguir entre:

• Salario, que retribuye trabajo.
• Suplidos o dietas, que compensan gastos realizados.

Esta diferencia es esencial porque las dietas no tienen naturaleza salarial cuando realmente compensan un gasto acreditado.

¿Cuándo nace el derecho a cobrarlas?

El derecho puede venir reconocido por varias vías:

• Convenio colectivo aplicable.
• Contrato de trabajo.
• Política interna de empresa.
• Costumbre empresarial consolidada.

Muchos convenios fijan cantidades concretas diarias o sistemas de reembolso.

Por ello, el primer paso siempre es revisar el convenio colectivo aplicable.

¿Qué ocurre si la empresa no paga?

Si la empresa no abona dietas o reembolsa gastos que corresponden, el trabajador puede reclamar esas cantidades como deuda salarial o compensación económica pendiente.

La reclamación debe apoyarse en pruebas como:

• Tickets.
• Facturas.
• Correos electrónicos.
• Órdenes de desplazamiento.
• Partes de trabajo.
• Liquidaciones anteriores.

Primer paso: reclamación interna por escrito

Antes de acudir a vía formal conviene reclamar por escrito a la empresa.

Debe incluir:

• Fecha del gasto.
• Concepto.
• Importe.
• Justificación documental.
• Solicitud expresa de abono.

Esto permite dejar constancia de la reclamación.

Ejemplo práctico:

Un trabajador comercial adelanta 320 euros en gasolina y hoteles durante una semana de visitas comerciales. Si la empresa no abona esa cantidad en nómina ni por transferencia, debe reclamar por escrito aportando justificantes.

Segundo paso: papeleta de conciliación

Si no existe respuesta, el siguiente paso es presentar papeleta de conciliación ante el servicio de mediación laboral correspondiente.

La reclamación de cantidad es el mecanismo habitual.

En esta fase se solicita:

• Pago de dietas pendientes.
• Gastos acreditados.
• Cantidades acumuladas no satisfechas.

Plazo para reclamar

La reclamación de cantidades laborales prescribe al año.

Esto significa que solo pueden reclamarse cantidades devengadas en los últimos doce meses.

Por eso conviene no dejar pasar el tiempo.

¿Puede negarse la empresa diciendo que no había autorización?

Dependerá de cada caso.

Si el gasto fue necesario para cumplir órdenes laborales y puede acreditarse, la negativa empresarial puede resultar improcedente.

Lo relevante es demostrar:

• Que el desplazamiento era laboral.
• Que el gasto era razonable.
• Que existía necesidad empresarial.

¿Qué pasa si el convenio fija importes cerrados?

En muchos convenios no se exige ticket, sino que se paga una cantidad fija diaria.

Por ejemplo:

• Media dieta.
• Dieta completa.
• Kilometraje por kilómetro recorrido.

En ese caso la empresa debe pagar conforme al convenio aunque el gasto real haya sido distinto.

¿Puede considerarse incumplimiento grave?

Si el impago es reiterado y afecta de forma continuada, puede generar un incumplimiento empresarial relevante.

En determinados casos incluso podría valorarse dentro del artículo 50 del Estatuto de los Trabajadores si existe gravedad suficiente.

Recomendación práctica

Siempre conviene:

Guardar todos los justificantes.
Revisar convenio colectivo.
Reclamar por escrito.
No esperar más de un año.
Acudir a conciliación si persiste el impago.

Conclusión

El trabajador no está obligado a financiar la actividad empresarial. Cuando existen gastos laborales justificados, la empresa debe asumirlos conforme a convenio, contrato o práctica consolidada.

Una actuación rápida y documentada suele facilitar la reclamación y evita perder cantidades por prescripción.