En muchas relaciones laborales, los trabajadores deben asumir gastos derivados de su actividad profesional: desplazamientos, comidas, alojamiento, combustible o utilización de vehículo propio. Sin embargo, no siempre las empresas reembolsan correctamente estas cantidades, generando conflictos laborales frecuentes.

Si tu empresa te debe dietas, kilometraje o gastos profesionales, la legislación laboral española te protege y permite reclamar las cantidades adeudadas.

En este artículo te explicamos qué puedes reclamar, cómo hacerlo y qué leyes respaldan tus derechos.

¿Qué son las dietas y gastos de trabajo?

Las dietas y gastos laborales son cantidades destinadas a compensar al trabajador por los desembolsos que realiza como consecuencia directa de su trabajo.

Los más habituales son:

• Gastos de manutención
• Alojamiento
• Transporte
• Combustible
• Peajes
• Aparcamiento
• Kilometraje por uso de vehículo propio

Estas cantidades no tienen naturaleza salarial cuando compensan gastos reales del trabajo.

¿Está obligada la empresa a pagar estos gastos?

Sí, siempre que:

• El gasto derive de la actividad laboral.
• Exista obligación empresarial o convencional.
• El trabajador pueda justificarlo.

El fundamento legal se encuentra principalmente en el Estatuto de los Trabajadores, especialmente en:

Artículo 26 del Estatuto de los Trabajadores

Este artículo distingue entre:

• Salario
• Percepciones extrasalariales

Las dietas, gastos de locomoción y suplidos tienen carácter extrasalarial porque compensan gastos soportados por el trabajador.

El trabajador no debe asumir costes empresariales

La jurisprudencia laboral española mantiene que el trabajador no puede financiar gastos que corresponden a la actividad empresarial.

Por ejemplo:

Desplazamientos obligatorios
Viajes de trabajo
Uso del coche particular por orden empresarial
Comidas fuera del centro habitual
Hoteles por motivos laborales

Si estos gastos han sido autorizados o forman parte habitual de la prestación laboral, la empresa debe abonarlos.

Qué hacer si la empresa no paga las dietas o el kilometraje

1. Reunir todas las pruebas

Es fundamental conservar:

• Tickets
• Facturas
• Correos electrónicos
• Partes de trabajo
• Hojas de ruta
• Gastos de gasolina
• Reservas de hotel
• WhatsApp corporativos
• Cuadrantes de desplazamiento

Toda prueba documental puede servir para acreditar el gasto y su relación con el trabajo.

2. Revisar el convenio colectivo

Muchos convenios colectivos regulan:

• Importe del kilometraje
• Cuantía diaria de dietas
• Plazos de pago
• Gastos cubiertos
• Procedimientos internos

El convenio puede mejorar los mínimos legales y establecer cantidades concretas por kilómetro o manutención.

El kilometraje: uno de los conflictos más frecuentes

Cuando el trabajador utiliza su vehículo particular para fines laborales, la empresa debe compensar:

• Combustible
• Desgaste del vehículo
• Seguro
• Mantenimiento

Habitualmente el convenio colectivo fija un importe por kilómetro recorrido.

Aunque la ley no establece una cantidad única obligatoria para todos los sectores, sí existe obligación de compensar el gasto cuando el vehículo se usa por interés empresarial.

¿Qué ocurre si la empresa retrasa el pago?

El impago reiterado puede constituir un incumplimiento empresarial grave.

Además, el trabajador puede reclamar:

• Las cantidades adeudadas
• Intereses por mora
• Indemnizaciones en determinados casos

Plazo para reclamar las cantidades

Las reclamaciones salariales y extrasalariales derivadas del contrato de trabajo prescriben al año.

Esto significa que el trabajador dispone de 12 meses para reclamar desde que debió realizarse el pago.

Cómo reclamar dietas y gastos laborales

1. Reclamación interna

Lo recomendable es:

• Solicitar el pago por escrito.
• Conservar copia de la reclamación.

Muchas empresas regularizan la situación antes de llegar a juicio.

2. Papeleta de conciliación

Si no hay acuerdo, el siguiente paso es presentar una papeleta de conciliación ante el servicio correspondiente de mediación laboral (SMAC).

Este trámite suele ser obligatorio antes de acudir al juzgado.

3. Demanda ante el Juzgado de lo Social

Si la empresa sigue sin pagar, puede presentarse demanda judicial reclamando:

• Dietas
• Kilometraje
• Gastos profesionales
• Intereses

Los Juzgados de lo Social son competentes para resolver este tipo de conflictos laborales.

La importancia de la buena fe contractual

El contrato de trabajo debe ejecutarse conforme al principio de buena fe.

El empresario no puede trasladar al trabajador costes que corresponden a la actividad empresarial, ya que ello supondría un desequilibrio en la relación laboral.

Protección constitucional del trabajador

La Constitución Española, en su artículo 35, reconoce:

• El derecho al trabajo
• La remuneración suficiente

Esto implica que el trabajador no debe ver reducido indirectamente su salario por asumir gastos que corresponden a la empresa.

¿Puede la empresa negarse alegando falta de justificantes?

La empresa puede exigir acreditación razonable del gasto.

Por ello es importante:

Guardar tickets y facturas
Conservar correos de autorización
Registrar desplazamientos
Mantener partes de trabajo actualizados

Sin pruebas, la reclamación puede resultar más difícil.

Consecuencias para la empresa

El impago de dietas o gastos laborales puede generar:

• Condena judicial al pago
• Intereses
• Inspecciones laborales
• Conflictos colectivos
• Reclamaciones de cantidad

En algunos casos, además, la Inspección de Trabajo puede intervenir si existe incumplimiento sistemático.

Recomendaciones prácticas para trabajadores

Si tu empresa no te paga dietas o kilometraje:

Reclama por escrito cuanto antes.
Guarda todos los justificantes.
Revisa tu convenio colectivo.
Lleva un control de desplazamientos.
No dejes pasar más de un año.
Busca asesoramiento laboral especializado.

Conclusión

Las dietas, el kilometraje y los gastos derivados del trabajo no son un favor de la empresa: son derechos laborales cuando el trabajador asume costes por motivos profesionales.

La legislación española protege al trabajador frente al traslado indebido de gastos empresariales y permite reclamar judicialmente las cantidades adeudadas.

Contar con documentación y actuar dentro del plazo legal es fundamental para lograr una reclamación exitosa.